O papel do OCR na Automação de Processos

O papel do OCR na Automação de Processos

Andando junto com a 4ª Revolução Industrial, mais do que nunca as empresas estão buscando maneiras de aumentar sua eficiência, reduzir os erros e economizar tempo de formas mais inteligentes. A gestão através de processos está cada vez mais presente na cultura administrativa e é o que tem guiado os gestores com uma visão mais atualizada na busca por resultados. Há algum tempo que o papel impresso vem desaparecendo dos processos operacionais e administrativos, dando lugar à documentação totalmente digitalizada. Porém grande parte desta documentação digitalizada ainda não permite uma completa automação quando pensamos na inserção dos dados ali contidos para dentro dos sistemas das empresas, seja esse sistema um ERP, um CRM ou um processo de Business Intelligence. Portanto, muitos inputsde dados ainda estão dependentes da ação humana, ficando sujeitos à erros e atrasos, causando gargalos nos processos e consequentemente, prejuízos às empresas.

O que um sistema profissional de OCR pode fazer?

Reconhecimento Óptico de Caracteres (OCR em Inglês) é a tecnologia capaz de transformar a imagem obtida em um conteúdo legível e editável de letras, palavras ou frases, especialmente documentos que tenham sido digitalizados no formato de uma imagem, seja num formato JPG, TIFF ou um PDF não pesquisável. Gestores experientes já descobriram as inúmeras possibilidades que um sistema profissional de
OCR proporciona e os benefícios para a operação como um todo. Um sistema de OCR robusto executará automaticamente diversas tarefas, onde podemos destacar as principais:

  • Classificação e Separação Automática de Documentos– todos os tipos e formatos de
    documentos podem ser colocados em uma mesma pasta que o software irá
    automaticamente fazer a classificação dos mesmos.
  • Preenchimento Automático de Formulários – o sistema de OCR fará a extração das
    informações desejadas, eliminando a entrada manual de dados, evitando assim
    preenchimentos incorretos em seu sistema.
  • Aplicação de Regras de Verificação– após a classificação o sistema executará as business
    rules definidas pelo usuário, podendo consultar bancos de dados, realizar cálculos
    aritméticos e diversas outras verificações de modo que o seu documento esteja dento
    da conformidade.
  • Exportação– já livre de erros, os dado automaticamente preencherão os campos do seu
    sistema nativo, seja ele um SAP, Oracle, SharePoint entre outros ou então simplesmente
    sairão em arquivos XML, JSON, CSV, etc.

 

 

Aqueles documentos em que o sistema de OCR encontrar alguma divergência, seja pelas business rulesou por caracteres com baixa confiabilidade, serão direcionados para uma estação de verificação, onde um operador poderá fazer uma correção nos dados, evitando erros. Todos os outros documentos passarão direto para a exportação e alimentarão o seu sistema automaticamente.

Quais documentos podem ser processados de forma automatizada?

As tecnologias de OCR mais ultrapassadas realizavam essa tarefa após uma longa etapa de preparação, pois dependiam do que chamamos de templates, que são modelos de um documento estruturado, onde as mesmas informações estão sempre posicionadas no mesmo lugar dentro do documento. Isso exigia tempo e dinheiro para customização e sempre que este documento sofria qualquer alteração, novas customizações tornavam-se necessárias. Além é claro das limitações impostas.

Atualmente, a tecnologia utilizada pela OCR Solutions pode trabalhar com praticamente qualquer tipo de documento, mesmo os não estruturados, extraindo os mesmos dados em variadas localizações dentro dos documentos e com uma incrível capacidade de machine learning, em que o sistema torna-se cada vez mais acurado na extração dos dados. O inputde documentos pode ser múltiplo, desde uma foto com o celular à scanners, e-mails ou uma pasta em seu sistema operacional que processará automaticamente qualquer documento ali colocado. Por esses motivos a tecnologia de OCR possui um papel tão importante quando falamos em processos e, principalmente, em automação de processos. Muitas vezes as empresas investem valores altos em sistemas de gestão altamente robustos porém deixam de tratar gargalos em seus processos por não estarem familiarizadas com as ferramentas existentes.

Contato – Felipe – info@ocrsolutions.com

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